Category: Skype for Business

Teams is replacing Skype for Business – how does it (really) work for the user?

Most of us know Teams is replacing Skype for Business in Office 365. There is no official end date but we see indications. Microsoft is no longer adding Skype for Business for new tenants with less than 500 users and they say Teams is now complete. Yesterday we also saw the first indication that Microsoft is starting to switch active tenants to Teams – so you better be ready!

Looking at the official Microsoft documentation, all is green and good. Just switch and you will experience all the goodness of Teams. But how does it really work and look for the end user? I assume you already know how Teams works and looks and the way to migrate – this blog post is just how it works for the end-user when it comes to interoperability with Skype for Business.

Important note: This might change on short bases and here is the Microsoft official documentation on interoperability.

So assume you’re in a all SfB environment and considering using Teams. You verify you are in Coexistance mode: Islands which means users are able to use both Skype for Business and Teams simultaneously:

You decide to switch one of your users (let’s call him Ben) to TeamsOnly mode – that’s what we did and the rest of the users are still in SfB, but remember, there is nothing stopping all the other users to start using Teams, they just have to go to https://teams.microsoft.com and they can use SfB and Teams at the same time.

Internal communication within tenant

First if Ben tries to start the SfB client, he will get:

But we shouldn’t uninstall the SfB client – keep on reading…

  • If both users are in Teams (in case some other users have found out they can use Teams) you will get the full experience so I will not go into details there.
  • Ben will be able to receive and reply to messages received from Sfb users within the Teams client.
  • Screen sharing and file transfer is not supported between Teams and Skype for Business – you need to create a meeting for that.

There is one caveat here, if the other user has ever started Teams weeks/months ago, they are considered to be ”activated in Teams” which means Ben no longer can initiate a new SfB conversation with that user. Ben can only initiate a new conversation with the other user in Teams and if that user is no longer using Teams (for example if they decided they didn’t like it), they will not receive it. However, if the other users initiates chat from SfB to Ben, Ben will be able to reply to SfB.

And the absolutely best feature is that you have persistent chat experience over all devices so you can initiate a chat session in a web browser on your laptop, continue in the fat client on your desktop and keep the whole thread in your mobile device.

So in short, we would recommend to keep interoperability period as short as possible because some of the confusion it creates…

External communication

So imagine all your users are in Teams. But you will see that many other organizations are still in SfB in Office 365 or even SfB on-premises which means they will ”never” get Teams – how do you communicate with them?

  • Again, if both users are in Teams you will get the full experience so I will not go into details there.
  • Ben will be able to both initiate, receive and reply to SfB chat sessions.
  • Ben can’t initiate screen sharing nor file transfers to SfB users – a meeting is required for that.
  • Ben can still join SfB meetings, that’s what the SfB client is used for – or, of course, he could use the SfB Web App. So we don’t see that going away very soon.
  • If the other user (still on SfB) initiates a screen sharing or file transfer to Ben, it is not supported and the official answer is that the user should receive the following message so a meeting is required. We have found that the message is actually received in Ben’s SfB client if he has it logged in and active in the background and he will actually be able to receive the file and see the screen sharing session. YMMV.

Ben will also realize that as long as his Office 365 ProPlus is updated, the New Skype Meeting choice will be removed and New Teams Meeting will be the only choice.

This is just one part of the story, the big difference is the way that Teams can be more than what SfB was when it comes to collaboration. You need to develop a plan for how to communicate this to your users… You might also have other dependencies with SfB like conference room equipment like Skype Room Systems and integration with PBX.

Interoperability between SfB and Teams might not be the best in the world, but we also see Microsoft is pushing Teams and from Ignite sessions, we see that the user experience during interoperability will not change much – what we see is what we get and we better adapt and inform our users so this is clear.



Skype for Business will be upgraded to Microsoft Teams

Last night, a couple of Office 365 users received the following popup in the portal that Skype for Business is now Microsoft Teams and they should start using Teams:

In the Office 365 Admin Portal, MC118018 was published by Microsoft and later removed, stating that they are starting to upgrading Skype for Business to Microsoft Teams.

The notice stated that for now, this is an opt-in experience, so it’ls not an immediately change by Microsoft, but as an action is required by 2018-09-07 it sure looks like you will be forced to upgrade.

There have not been an official announcement from Microsoft, yet but as Microsoft Ignite is less than a month a way we might see a few new announcements there and one of them might be that Skype for Business will be upgraded to Microsoft Teams.

Source



Uppdatering till Skype for Business on Mac, version 16.3.0.240

Microsoft släppte nu i veckan en uppdatering till Skype for Business on Mac, version 16.3.0.240.

Den senaste versionen innehåller en del rättningar på kända fel och buggar, bland de som ska vara åtgärdade finns:

  • Multiple prompts to leave meeting when pressing the hang-up button on a UC USB device.
    This is a known issue due to signaling with some USB devices.
  • Hold or resume the current call
    The hardware hold button works for the following devices for Lync for Mac while it doesn’t work on Skype for Business on Mac.

    • Polycom CX300 Desk phone
    • Jabra Bis 2400 II CC, headphone
    • Jabra Evolve 65 (Bluetooth dongle)
    • Jabra Evolve 65 (USB cable)
  • Skype for Business hangs after clicking on a meeting in the calendar
  • If the meeting invitation contains a specific text pattern like <someone@somewhere.com<mailto:someone@somewhere.com>>, it might cause Skype for Business on Mac to hang.
  • Menu to add/rename/delete contact group are disabled right after adding a new group
  • Expand/Collapse Group Chevron icon is out of sync with the list of contacts after minimize/maximize Skype for Business
  • When user tries to restart a video from the chat list, the user cannot see the remote user’s video

En fullständig lista över kända fel och buggar har Microsoft dokumenterat här:
Known issues – Skype for Business on Mac

För att hämta hem den senaste versionen, bege dig till nedanstående länk:
https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=54108

För att Outlook-integration med Skype for Business on Mac ska fungera optimalt, säkerställ att du har senaste versionen av Outlook 2016 for Mac. Minimum kravet 16.3.0.240 är Outlook Mac build 15.27 (161010).

 



Skype Room Systems v2 – enklare Skypemöten

Äntligen finns det användarvänliga videkonferenslösningar för Skype for Business som funkar till en rimlig kostnad – Skype Room Systems v2 med hårdvara från Logitech (tidigare kallat Project Rigel).

Kom in i konferensrummet och starta mötet på en gång med ett enda klick och koppla upp alla via video, ljud eller telefon på bara ett par sekund. Behöver du dela din skärm kopplar du in den och den delas i mötet och på skärm i konferensrummet automatiskt. Lättare kan det inte bli!

För bästa upplevelse, kontakta oss för ett demo i vårt Showroom och konferensrum i Göteborg, men för ett snabbt intro vad man kan göra, se följande video:

Även teknikern kommer uppskatta systemet då det bygger på en vanlig Windows 10 Enterprise med en speciellt utformat applikation av Microsoft.



bounSky – perfekt för dig som sköter Skype for Business / Lync miljöer

Om du arbetar som admin eller utvecklare för flera Skype for Business / Lync miljöer så känner du säkert igen att logga in och ut ur olika miljöer och tiden det tar att logga ut/in och skriva in lösenord hela tiden.

Här kan bounSky hjälpa dig. Det är ett litet verktyg som gör det snabbt och enkelt för dig att switcha mellan olika klientprofiler i Skype for Business / Lync klienten. Förutom med GUI så kan du styra klienten programmatiskt eller via shortcuts vilket gör att du kan switcha profiler väldigt snabbt.

bounsky-main2



Skype for Business och Lync Centralised Event Viewer Tool

Alla som administrerat en större Skype for Business / Lync miljö vet hur komplicerat det är att få en bra vy över event loggarna på alla servrarna. Ofta får man helt enkelt logga in på respektive server och titta på dem manuellt. På sin höjd har man en anpassad MMC för att titta i loggarna men det fungerar sådär. Ett par andra alternativ är att använda LogParser (kanske med LogParser Studio) eller Microsofts molntjänst OMS (Operations Management Suite) och dess del Log Analytics.

Det är dock inte alltid möjligt. Då finnns Skype for Business and Lync Centralised Event Viewer Tool, ett verktyg som tillåter dig att samla in event loggar från samtliga Skype for Business / Lync servrar i organisationen till en central plats. Det gör det betydligt enklare att få en översikt och filtrera ut det som är viktigt.

EventLogTool1.00_sm



Office Online Server Preview

Microsoft har släppt Office Online Server, uppföljande till Office Web App Server, som Technical Preview. I tidigare versionen, Office Web App Server har man enbart kunnat förhandsgranska Word, Excel, PowerPoint och OneNote-dokument i webbläsaren men i nya Office Online Server erbjuder man även nu möjligheten att redigera dokumenten direkt i webbläsaren utan att behöva ha Office lokalt installerat på sin klient.

Nedan följer exempel på hur det ser ut i webbmailen i en Exchange Server 2016-miljö

Utan Office Web Apps Server / Office Online Server

Exchange 2016 utan Office Web Apps Server och Office Online Server

Office Web Apps Server

Exchange 2016 med Office Web Apps Server

Office Online Server (Preview)

Exchange 2016 med Office Online Server - 2

Office Online Server Preview finns att ladda ner här:
http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=49028



Skype for Business hårdvara – Använd rätt headset

Använder du Skype for Business med ett enkelt headset eller kanske till och med din laptops inbyggda högtalare och mic? Då är det dags att titta på alternativen. Vi lovar du får en mycket bättre upplevelse!

Certified_Skype_for_Business_Blue

Det är viktigt att headset:et bär stämpeln Certified for Skype for Business eller Optimized for Lync. Microsoft certifierar hårdvara som garanterar bra audio och/eller video kvalitet och supporterar extrafunktionerna som nämns. Mer information och lista på certifierade enheter hittar du här.

Personligen använder jag ett trådlöst headet, Jabra Evolve 65 MS.

Jabra_Evolve_65_MS

Jag använder det dagligen på att lyssna på musik/video från datorn och då kan jag fälla upp mic:en så den inte är ivägen. Jag kan höja och sänka ljudet på sidan av ena hörluren. Trycker jag in Vol+ och Vol- samtidigt så tänds en röd lampa på headsetet för att visa jag är upptagen.

Jag har det kopplat både till min mobiltelefon och till datorn så oberoende om det ringer på telefonen eller i Skype for Business så mute:as musiken och ringer i headsetet och jag kan svara med knappen på headsetet.

Och sitter du i landskap eller arbetar i högljudda nivåer så är det headset perfekt – jag kan stå ett rack fullt med servrar och personen i andra änden hör knappt oljudet. Headset:et pratar med mig också, när batteriet börjar ta slut så säger en röst ”Battery low…”, betydligt behagligare än pip.

Vill du verkligen stänga ute ljudet runtomkring dig kan du titta på Jabra Evolve 80 MS.

Jabra_Evolve_80_MS

Kontakta oss för att få ett demo hur du kan samarbeta över Skype for Business på ett effektivare sätt!



Informera användarna om Skype for Business

Vid ett projekt att rulla ut Skype for Business så förutom det tekniska är informationen till användarna väldigt viktig.

Att ta fram all denna information själv med text och skärmdumpar kan vara ett rätt stort arbete. Därför har Microsoft tagit fram Skype for Business client awareness and readiness resources som går att ladda ner här. Det är ett rejält arkiv på nästan 2 GB uppackat som innehåller bland annat:

  • Välkomstmail att skicka till användare som får Skype
  • Tips och tricks att maila ut i .docx eller .msg format
  • Lathundar/Quickstart Guides i .pptx och .pdf för Instant Messaging, Audio, Video, Möten och Samarbete
  • How to Videos

Eftersom de inkluderar de i Wordformat så kan de även anpassas till den egna organisationen.

Exempel på Quickstarts:

Skype4B-Quickstart1

Skype4B-Quickstart2

 

Xenit har bland annat script som automatiskt enable:ar nya användare för Skype. Till detta script går det att slå på så användarna får ett mail med information att deras konto numera kan köra Skype4B och till det kan man länka ett par ”lathundar”. Eller varför inte publicera instruktionsvideos på ert intranät?