Outlook – Xenit Technical

Tag: Outlook

Sending CSS formatted tables in Outlook

If you’ve ever used Powershell to send HTML tables in Outlook containing CSS you’ve probably been disappointed of the outcome.
There is some archived documentation for Outlook 2007 that is still viable for Outlook 365 (https://msdn.microsoft.com/en-us/library/aa338201(v=office.12).aspx).

Basically the function accepts a csv and css file, hardcodes the css into the table and outputs a formatted HTML table that is compatible with Outlook.

Example table sent using the function and send-mailmessage
The css has odd/even for readability, bolded column 1/4 and red text for column 3.
This is by default impossible to achieve using just css in outlook.

Commandline

HTML output

CSS

Since the CSS does not work perfectly the style.css file imported needs some specific configuration..

  • classes has some specific name structure”
    • columns are named .coln
      • n is the number of the column starting with 1 to infinity. .col1 .col2 and so on
    • one whitespace is required between class name and the curlybrackets.
      • Curlybrackets must be on the same row as class name
      • Ending curlybrackets must be on a separate line
    • Data must be on separate rows
  • Odd/even css is the only tr handled code.
    • Must be named exactly
      • tbody tr:nth-child(odd) {
      • tbody tr:nth-child(even) {

Example style.CSS

Function

 



Outlook Search index med FSLogix

Något som upptäckts snabbt efter uppsättningen av sin ”FSlogix Office 365 Containers”-lösning i en fleranvändarmiljö är att sök-indexeringen för Outlook i vissa miljöer görs om vid varje ny inloggning, det gäller miljöer där man har flera Session Hostar användarna kan logga in på.

Sök-funktionen i Outlook använder sig av ”Windows Search” vilket är en databas över indexeringarna på hela Operativsystemet, det är alltså inget som lagras för varje enskild användare. Det innebär t.ex.  att en Citrix miljö med flera servrar kommer en användares Outlook indexera om hela Outlook vid varje ny server man loggar in på. Detta medför en långsam sökning (tills indexeringen är klar) och en onödigt belastning på CPU som i sin tur kan påverka hela miljön negativt. Det kan bli ännu värre i de fall man använder Citrix Provisioning Services (PVS) då den uppdaterade indexeringen försvinner vid varje omstart av servern.

FSLogix to the rescue

För att komma runt detta problem finns en funktion i FSLogix som tar med din Outlook indexering i VHD-filen, på så vis har du alltid din uppdaterade indexeringsdata med dig på vilken server du än hamnar på. Du behöver ändra på två stycken registervärden för att aktivera detta, jag själv föredrar att skapa/editera en GPO för detta.

Följande två registervärden ska justeras:

HKLM\Software\FSLogix\Apps

Type:                      DWORD

Value Name:          RoamSearch

Value Data:            2

 

HKLM\Software\Policies\FSLogix\ODFC

Type:                      DWORD

Value Name:          RoamSearch

Value Data:            2

 

Hör gärna av er om ni skulle vara intresserade av eller vill veta mer om produkter från FSLogix, se gärna våra tidigare blogginlägg om FSLogix nedan:

FSLogix Profile Containers – Enkel och snabb Profilhantering

Office365 med FSLogix i en fleranvändarmiljö

OneDrive with simulated Single Sign-On

 

 



Office365 med FSLogix i en fleranvändarmiljö

Eftersom Microsoft hårdsatsar på molnet och Office 365 har det länge varit ett naturligt steg att flytta sin on-prem Exchange till molnet – Exchange-Online i Office 365 för att kunna nyttja de många fördelar den erbjuder. Men det har i vissa fall inneburit försämrad upplevelse för slutanvändarna. I och med att Exchange nu befinner sig i Office 365 (Azure) har svarstiden ökat generellt. I många fall har en svarstiden ökat med en faktor om 10. Detta medför att navigering mellan mejl (när man använder förhandsvisaren aktiverad) är seg, det kan ta någon sekund för att det nya mailet man navigerar till dyker upp. Upplevelsen av Outlook blir påtagligt sämre och effektiviteten i sitt dagliga arbete påverkas.

Outlook Cached Mode

En lösning på problemet har varit att helt enkelt slå på Cached mode och helt blir av med problematiken av hög svarstid, detta fungerar väldigt väl med alla som har en ”fet klient” och har diskutrymme lokalt. I en fleranvändarmiljö blir det lite mer komplicerat, för att kunna köra cached mode i en fleranvändarmiljö såsom Citrix eller Microsoft Remote Desktop Services (RDS) måste man först kunna hantera stora mängder data eftersom fler och fler användare har väldigt stora mejllådor, profilstorlekarna blir dessutom väldigt stora och påverkar bland annat inloggningen negativt. För att komma runt detta riktar man om Outlook cachen (*.OST-filen) till ett lagringsyta (vanligtvis en filserver) som har kapacitet för lagringen och det i sin tur kommer inte belasta fleranvändarmiljön.

Många som kom fram till denna lösning har i sina tester haft mycket bra resultat, i en testgrupp på säg 20 personer fungerar detta mycket väl och implementering i sin produktionsmiljö är ett faktum. Men dessvärre slutar det inte här, det som kan vara svårt att förutspå är hur mycket den konstanta indexeringen av ost-filen belastar CPU:n och hur mycket nätverkstrafik SMB protokollet använder vid en sådan frekvent uppdatering av ost-filen, för att inte tala om vad Windows Search gör i en sökning av din mejllåda. All denna kraft står nu filservern för, som oftast inte är dimensionerad för detta, så som en Exchange-server är. Så när man produktionssätter sin lyckade lösning med 100+ användare blir resultatet ännu sämre än innan.

Detta är ett stort problem som många upplever och något som man har velat se en lösning på i många år, men det har dessvärre aldrig funnits någon lösning från Microsoft för detta. Det är här FSLogix Office 365 Containers kommer in i bilden.

FSlogix Office365 Containers

FSlogix är kortfattat ett företag där de tog saken i egna händer. De har utvecklat en produkt som löser alla problem ovan riktigt snyggt. Själva installationsförfarandet är mycket enkelt, du installerar en agent på alla servrar dina användare loggar på, lägger till ADMX tillägget i din Group Policy manager för styrning via GPO och pekar ut den filyta du vill att cachefilerna ska lagras.

Agenten kommer nu automatiskt peka om alla cachade filer till denna filyta (oavsett vad du definierar i Outlook). Det som FSLogix gör är att den skapar en vDisk för varje användare som vid inloggning kopplas på din session, det underlättar nätverksbelastningen avsevärt i jämförelse med SMB till en filserver, de har dessutom utvecklat intelligens för själva OST-filen som i grund och botten är en databas som konstant uppdateras. Den har ett slags mellanlager som sköter uppdateringen av OST-filen effektivare och snabbare, vilket gör att CPU belastningen blir en bråkdel av alternativet. Någon som också var en nyhet i våras som var mycket efterlängtat är att den även nu stödjer Windows Search så att din Cachade OST-fil är sökbar i Outlook.

FSLogix är ett mycket bra komplement för Exchange-Online i fleranvändarmiljöer!

OneDrive

I samma licens får man även tillgång till deras cachning av OneDrive, den lägger sig i samma vDisk som för Outlook och eftersom OneDrive börjar bli en bra produkt som fler och fler företag börjar använda är detta en mycket trevlig bonus.

 

 

Vill ni läsa mer om FSLogix Office365 Containers kan ni trycka här!



FindTime – som Doodle fast för företag

Alla vet hur svårt det är att hitta en lämplig tid för ett möte där många externa parter är involverade eftersom man inte har möjlighet till att kontrollera andras kalendrar/FreeBusy som man kan internt. För konsumenter så har tjänsten Doodle varit väldigt populär men det har inte funnits något bra alternativ för företag. Microsoft har släpps FindTime som är en variant för företag.

FindTime är en add-in till Outlook för att planera möten med externa parter. Enkelt beskriver så fungerar det såhär när du ska boka ett möte:

  1. Skapa ett möte med alla deltagare, föreslå ett antal möjliga tidpunkter för mötet. Skicka detta till deltagarna.
  2. Deltagarna får ett e-mail med inbjudan och kan rösta på vilka tidpunkter som fungerar bäst för dem.
  3. Deltagarna ser också hur de andra har röstat för att hjälpa dem välja den bästa tidpunkten.
  4. När man är överens skickas en inbjudan med den tidpunkten som var bäst.

FindTime-triptych-1024x558

En sak dock, du måste köra Office 365 (din mailbox i molnet eller hybrid) för detta ska fungera. Detta är bara en av många nya funktioner Microsoft släppt på sistone som bara fungerar med Office 365.

Glöm inte bort att använda deras Uservoice för att rösta fram nya funktioner och rapportera buggar. Microsoft verkar väldigt aktiva med att använda Uservoice för att ta reda på vad de ska utveckla härnäst…



Outlook 2016 – vad du som Exchange admin behöver veta

Office 2016 släpptes för ett tag sedan och användarna kommer säkert börja fråga efter det. För er som kör Office 365 så har Xenit noterat att funktionen Shared Activation inte alls fungerar i Office 2016 ännu utan Microsoft meddelar att den funktionen släpps i uppdateringen som dyker upp början nästa år.

office2016_logo

Men det finns ett par punkter kring Outlook 2016 för Exchange admins som är värda att känna till och de beskrivs i detalj i Exchange Team bloggen.

  • AutoDiscover måste fungera korrekt. Tidigare har man kunnat gå runt det på olika sätt men numera är det ett krav.
  • MAPI-HTTP används som nytt kommunikationsprotokoll som är mer effektivt över Internet. Mer detaljer finns här.
  • Nätverksförfrågningar i förgrunden har tagits bort. Det innebär alltså att alla nätverksförfrågningar sker i bakgrunden vilket gör att Outlook klienten inte längre ska hänga sig när man sitter på långsamma och opålitliga länkar.
  • Outlook 2016 fungerar inte tillsammans med Exchange 2007.
  • Offline cache kan nu ställas in ända ner till 3 dagar från tidigare 1 månad. Detta går även konfigurera med GPO.
  • Sökning i mailen har förbättrats. Default söks server-side index på Exchangeservern och inte bara det som finns i OST-filen. Detta kräver dock Exchange 2016 eller Office 365.
  • Autentisering har förbättrats. SSO mot Office 365 numera inbyggt och möjlighet till MFA (Multi Factor Authentication) och inget mer Basic Auth.

Det märks att Microsoft vill göra Exchange/Outlook kombinationen enklare och mer användarvänlig  genom att plocka bort gamla funktioner som historiskt sett skapat en hel del problem.